Tekliflerinizi ve ihracat belgelerinizi dakikalar içinde kurumsal standartlarda hazırlayın. Şirket logonuzu ekleyin, ürün satırlarını belirleyin, KDV ve indirim hesaplamalarıyla anlık PDF çıktı oluşturun.
Ticari Belgeler
İş dünyasında en çok kullanılan belgelerden biri olan proforma fatura (proforma invoice), alıcı ile satıcı arasında yapılacak ticari işleme dair şartları önceden belirleyen gayriresmi bir teklif belgesidir. İngilizce karşılığı olan "proforma invoice", kelime kökeni olarak "şekilsel veya taslak fatura" anlamına gelir.
Proforma faturanın en temel amacı, müşteriye satın alacağı mal veya hizmetin cinsi, miktarı, birim fiyatı, KDV oranları, varsa indirimleri, teslim şekli ve ödeme kanalları hakkında eksiksiz bir bilgi vermektir. Müşteri bu belgeyi onayladıktan sonra resmi sipariş süreci veya ihracattaki bankacılık işlemleri (akreditif, para transferi vb.) başlar.
Proforma fatura hazırlarken, resmi faturaya yakın bir ciddiyetle doldurulması gerekir. Adım adım bir proforma faturada bulunması gereken temel kısımlar şunlardır:
Hayır, proforma fatura mali veya resmi bir fatura değildir. Vergi kanunları (VUK) açısından hiçbir yasal bağlayıcılığı bulunmaz. Muhasebe defterlerine gider veya gelir olarak kaydedilemez, KDV beyannamesine eklenemez. Alıcı proforma faturaya istinaden yasal bir ödeme yapsa dahi, satıcı işlem tamamlandığında mutlaka resmi bir e-Fatura / e-Arşiv fatura düzenlemekle yükümlüdür.
Kıyaslamalar
Şirket içi teklif alma süreçlerinde veya gümrük operasyonlarında kullanılan belgelerin özellikleri ve yasal farkları:
| Özellik | Teklif Formu | Proforma Fatura | Resmi Ticari Fatura |
|---|---|---|---|
| Mali Değeri | Yoktur | Yoktur (Ön bilgilendirme) | Vardır (Resmi Kayıt) |
| KDV Yükümlülüğü | Hesaplanmaz | Hesaplanır (Beyan edilmez) | Hesaplanır & Beyan Edilir |
| Ödeme Başlatma | Zor | Evet (Banka ve Akreditif) | Evet (Borç Kapatma) |
| Gümrük Beyanı | Kullanılamaz | Evet (Ön İthalat İzni) | Zorunlu (Gümrük Çıkışı) |
| Yasal Zorunluluk | İsteğe Bağlı | Süreç Öncesi İhtiyaç | VUK'a göre Zorunlu |
Gerek yurtiçi ticarette gerekse ihracat/ithalat işlemlerinde bir proformanın geçerli kabul edilmesi için yazılması gereken alanlar:
| Bölüm | Gerekli Bilgiler | Amaç / Önem |
|---|---|---|
| Başlık & Numaralandırma | PROFORMA INVOICE ifadesi ve tekil numara | Diğer belgelerden ayrışması ve takibi. |
| Tarafların Detayları | Satıcı ve alıcının unvan, adres, vergi dairesi/numarası | Yasal tarafların tespiti. |
| Hizmet/Ürün Açıklaması | Ürün kodları, açık isimleri, miktarları, birim fiyatları | Hizmet kapsamının netleşmesi. |
| Finansal Detaylar | Ara toplam, indirimler, KDV ve para birimi sembolü | Ödenecek net tutarın belirlenmesi. |
| Banka ve IBAN | Banka adı, şube kodu, alıcı hesap adı ve IBAN no | Ödemenin doğru hesaba yapılması. |
| Teslimat & Vade | Incoterms kodu (FOB vb.) ve ödeme vadesi | Lojistik sorumlulukların belirlenmesi. |
Hatalar ve Çözümler
Özellikle enflasyonist dönemlerde ve döviz kuru dalgalanmalarında, proformada son geçerlilik tarihi (due date) belirtmemek mali zararlara yol açabilir. Teklifin ne kadarlık bir süre boyunca o fiyatla geçerli olduğu açıkça yazılmalıdır.
Ön faturada KDV dahil veya hariç tutarların belirtilmemesi sonradan anlaşmazlıklara yol açar. İhracat proformalarında ise KDV muafiyetinden ötürü oranın %0 olarak belirtilmesi ve bunun notlarda vurgulanması gerekir.
Yurtdışı ticarette proforma hazırlarken ödeme alınacak para birimi (USD, EUR, GBP) doğru belirtilmelidir. Aksi halde kur dönüşümlerindeki kayıplar veya yanlış döviz transferleri finansal operasyonları aksatabilir.
Dış Ticaret
E-ihracat veya mikro ihracat yapan şirketler için proforma fatura düzenlemek, gümrük ve finans süreçlerinin başlangıç noktasıdır. Yurtdışındaki bir müşteriye satış yaparken hazırlanan ihracat proforma faturası (export proforma invoice) genellikle İngilizce olarak düzenlenir.
Uluslararası gümrük memurları, ülkeye giren malların beyan edilen değerini ve vergi yükümlülüklerini kontrol etmek için proforma faturaya başvururlar. Ayrıca yurtdışı banka transferlerinde veya akreditif (letter of credit) açma süreçlerinde bankalar, satıcının düzenlediği proforma fatura numarası ve tutarına istinaden transfer onayını verirler.
Bu nedenle e-ihracat süreçlerinizde hazırlayacağınız proformalarda alıcının tam vergi kodunu, telefon numarasını, kargo ve teslimat şekillerini (Incoterms kurallarını) hatasız girmeye özen göstermelisiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Proforma fatura (proforma invoice), satıcının alıcıya sunduğu, ticari işlem yapılmadan önce mal veya hizmetin detaylarını, fiyatını, vergi oranlarını ve lojistik/ödeme koşullarını gösteren resmi olmayan taslak fatura ve teklif belgesidir.
Satıcı ve alıcı şirket bilgileri, teklife konu olan mal/hizmet kalemleri, adet, birim fiyat, KDV oranı ve ödeme/teslimat notları bir araya getirilerek hazırlanır. Aracımızı kullanarak bu bilgileri doldurup anında PDF/çıktı alabilirsiniz.
Hayır. Proforma fatura yasal olarak resmi ticari fatura veya e-Fatura/e-Arşiv yerine geçmez. Mali bir bağlayıcılığı yoktur ve yasal defterlerde gelir/gider olarak muhasebeleştirilemez.
Teklif formu genel fiyatlama ve kapsam içerirken, proforma fatura resmi fatura şablonuyla neredeyse aynıdır. KDV, döviz sembolleri, banka IBAN bilgileri ve teslimat şekli gibi detayları barındırarak doğrudan ithalat/ihracat veya ödeme süreçlerini tetikler.
Proforma no ve tarihi, satıcı ve alıcı adres/vergi bilgileri, ürün/hizmet kalemleri, indirim ve KDV oranları, para birimi, teslim şekli (FOB, EXW vb.), ödeme vadesi ve ödemenin yapılacağı banka hesap bilgileri (IBAN) bulunmalıdır.
Evet. Aracımızda form alanlarını doldurduktan sonra 'Yazdır / PDF Kaydet' butonuna basarak, tarayıcınızın yazdırma penceresinde hedefi 'PDF Olarak Kaydet' seçebilir ve belgenizi PDF olarak indirebilirsiniz.
Evet. Aracımız ile TRY, USD, EUR ve GBP döviz seçeneklerinden dilediğinizi seçebilir, sepet ve toplam tutarlarınızı bu döviz formatlarına göre otomatik olarak hesaplatabilirsiniz.
Ürün ve hizmet satırları eklerken her kalem için KDV oranını (%0, %1, %10, %20) seçebilirsiniz. Aracımız KDV matrahını ve hesaplanan KDV tutarlarını otomatik olarak genel toplama dahil edecektir.
İhracatta proforma fatura (proforma invoice) hazırlarken dil seçeneğini 'English (EN)' olarak ayarlamalı, teslimat yöntemini (Incoterms: FOB, CIF, EXW vb.) belirtmeli ve KDV oranlarını genellikle %0 (KDV Muafiyeti) olarak seçmelisiniz.
Hayır. Proforma fatura VUK uyarınca bir muhasebe belgesi olmadığından defter kayıtlarına veya KDV beyannamelerine işlenemez.
Evet. Alıcı firmaların muhasebeleri ve bankalar, proforma fatura numarasına atıfta bulunarak ödeme çıkardığından, takip edilebilirlik için belgede tekil bir numara bulunması zorunludur.
Proforma hesaplama ve belge hazırlama işlemleri tarayıcıda yapılır; bu işlevler girilen bilgileri sunucuya göndermez. Profil bilgilerimi tarayıcıya kaydet seçeneğini açarsanız şirket profiliniz localStorage alanında saklanır ve sonraki ziyaretlerde yüklenir. Uygulama bu kayıtlara ayrıca şifreleme uygulamaz. Seçeneği kapattığınızda kayıt kaldırılır.
Proforma fatura hazırlamanın ötesinde, global pazaryerlerinde mağaza kurulumu, uluslararası Stripe/PayPal ödeme altyapıları entegrasyonu ve yurtdışı kargo entegrasyonlarında uçtan uca destek sunuyoruz.